Μήνυμα Τηλεφωνητή Επιχείρησης: Έτοιμα Παραδείγματα για Εκτός Ωραρίου, Γιορτές και Αναμονή

Το μήνυμα τηλεφωνητή επιχείρησης είναι συχνά η μόνη επαφή που έχει ένας πελάτης μαζί σας τις ώρες που είστε κλειστοί. Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα πρέπει να καταλάβει ότι πήρε τη σωστή επιχείρηση, ότι δεν τον ξεχάσατε και τι να κάνει στη συνέχεια. Παρακάτω θα βρείτε έτοιμα κείμενα για εκτός ωραρίου, αργίες, γιορτές και αναμονή, και ένα απλό κριτήριο για το πότε ένα ηχογραφημένο μήνυμα δεν αρκεί πια.

Τι πρέπει να λέει ένα καλό μήνυμα τηλεφωνητή

Ένα καλό μήνυμα απαντά σε τρεις ερωτήσεις πριν τις κάνει ο καλών: ποιον έχω καλέσει, γιατί δεν απαντά κανείς τώρα και τι κάνω αμέσως. Με αυτή τη σειρά. Όποιος ακούει «Καλέσατε την…» καταλαβαίνει ότι έφτασε στο σωστό μέρος. Όποιος ακούει το ωράριο ξέρει αν αξίζει να ξαναπροσπαθήσει. Όποιος ακούει το επόμενο βήμα δεν κρεμάει απλώς το τηλέφωνο.

Τα συνηθισμένα λάθη είναι τέσσερα. Ο μακρύς χαιρετισμός, που καθυστερεί την πληροφορία που ψάχνει ο καλών. Το ωράριο που λέγεται βιαστικά ή λείπει εντελώς. Η υπόσχεση που δεν τηρείται: το «θα σας καλέσουμε το συντομότερο» δεν έχει νόημα αν κανείς δεν ακούει τα μηνύματα κάθε πρωί. Και το μήνυμα που δεν ενημερώθηκε, όπως το ωράριο του Αυγούστου που ακούγεται ακόμα τον Οκτώβριο. Κάντε τον έλεγχο του μηνύματος μέρος της ρουτίνας κάθε φορά που αλλάζει το ωράριο.

Αξίζει και μια πρακτική δοκιμή: ηχογραφήστε με ήρεμη, καθαρή φωνή, χωρίς θόρυβο γραφείου, και ακούστε το από άλλο τηλέφωνο. Πολλά μηνύματα ακούγονται καλά στον υπολογιστή και πνιγμένα στη γραμμή.

Έτοιμα μηνύματα για κάθε περίσταση

Αντικαταστήστε τα στοιχεία σε παρένθεση με τα δικά σας και κρατήστε το κείμενο σύντομο. Αυτά τα πέντε καλύπτουν σχεδόν κάθε επιχείρηση:

• Εκτός ωραρίου, «Καλέσατε την (επωνυμία). Αυτή τη στιγμή είμαστε κλειστοί. Λειτουργούμε (ημέρες) από τις (ώρα) έως τις (ώρα). Αφήστε το όνομα, το τηλέφωνο και ένα σύντομο μήνυμα μετά τον ήχο και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη.»
• Αργία, «Καλέσατε την (επωνυμία). Σήμερα είναι αργία και η επιχείρησή μας είναι κλειστή. Θα ξανανοίξουμε (ημέρα) στις (ώρα). Αφήστε μήνυμα και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας μόλις επιστρέψουμε.»
• Κλειστά για τις γιορτές, «Καλέσατε την (επωνυμία). Από (ημερομηνία) έως (ημερομηνία) είμαστε κλειστοί για τις γιορτές και επιστρέφουμε κανονικά στις (ημερομηνία). Σας ευχόμαστε καλές γιορτές. Αφήστε μήνυμα και θα σας καλέσουμε μόλις ανοίξουμε.»
• Αναμονή, «Καλέσατε την (επωνυμία). Όλοι οι συνάδελφοί μας εξυπηρετούν πελάτες αυτή τη στιγμή. Παρακαλούμε μείνετε στη γραμμή ή αφήστε μήνυμα και θα σας καλέσουμε πίσω.»
• Επείγον, «Αν πρόκειται για επείγον περιστατικό που δεν μπορεί να περιμένει, καλέστε το 112. Για κάθε άλλο θέμα, αφήστε μήνυμα και θα απαντήσουμε στο επόμενο ωράριο λειτουργίας.»

Γραμμή εκτός ωραρίουΜάθετε περισσότερα →

Το πέμπτο κείμενο δεν στέκεται μόνο του. Προστίθεται στα υπόλοιπα, εκεί που το θέμα του καλούντα μπορεί να είναι πραγματικά επείγον.

Παραδείγματα ανά κλάδο

Κάθε κλάδος έχει διαφορετικό λόγο που τηλεφωνεί ο κόσμος, και το μήνυμα πρέπει να τον προβλέπει. Τέσσερα παραδείγματα που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Ιατρείο ή οδοντιατρείο, όπου οι καλούντες θέλουν συνήθως ραντεβού και, πού και πού, κάτι επείγον:

«Καλέσατε το ιατρείο (όνομα). Δεχόμαστε με ραντεβού, Δευτέρα έως Παρασκευή. Για να κλείσετε ραντεβού, αφήστε όνομα και τηλέφωνο και θα σας καλέσουμε. Αν πρόκειται για επείγον περιστατικό, καλέστε το 112.»

Εστιατόριο, όπου ο πελάτης θέλει να μάθει ώρες και αν υπάρχει τραπέζι:

«Καλέσατε το (όνομα). Η κουζίνα μας ανοίγει καθημερινά στις (ώρα). Για κράτηση, αφήστε όνομα, αριθμό ατόμων, ημέρα και ώρα και θα σας επιβεβαιώσουμε.»

E-shop, όπου ο κόσμος ρωτά για παραγγελίες:

«Καλέσατε το (όνομα). Η εξυπηρέτηση πελατών λειτουργεί (ημέρες και ώρες). Για την κατάσταση παραγγελίας, ετοιμάστε τον αριθμό παραγγελίας σας και αφήστε τον μαζί με το τηλέφωνό σας.»

Συνεργείο ή εταιρεία υπηρεσιών, όπου η δουλειά βρίσκεται εκτός γραφείου:

«Καλέσατε το (όνομα). Αυτή την ώρα βρισκόμαστε σε εργασία και δεν μπορούμε να απαντήσουμε. Αφήστε το όνομά σας, το τηλέφωνο και μια σύντομη περιγραφή του θέματος και θα σας καλέσουμε μέχρι το τέλος της ημέρας.»

Προσοχή στο τελευταίο: γράψτε μόνο χρονικό όριο που μπορείτε πραγματικά να τηρήσετε. Ένα «μέχρι το τέλος της ημέρας» που δεν τηρείται κοστίζει περισσότερο από ένα μήνυμα χωρίς υπόσχεση.

Πότε το μήνυμα δεν αρκεί πια

Το ηχογραφημένο μήνυμα έχει ένα όριο: είναι μονόδρομος. Ο καλών που θέλει να ρωτήσει «ανοίγετε το Σάββατο;» ή «έχετε ελεύθερο ραντεβού την Τετάρτη;» ακούει πληροφορίες που δεν τον αφορούν και, πολύ συχνά, δεν αφήνει μήνυμα. Και όποιος αφήσει, περιμένει να τον καλέσει κάποιος, ενώ ο ανταγωνιστής μπορεί να είχε ήδη απαντήσει.

Εκεί υπάρχει διαφορά ανάμεσα στον τηλεφωνητή και σε έναν AI τηλεφωνικό πράκτορα. Ο πράκτορας της Voxia συνομιλεί αντί να ηχογραφεί: απαντά σε ερωτήσεις από το δικό σας υλικό, κλείνει ραντεβού για την επόμενη μέρα, καταγράφει τα αιτήματα και σας στέλνει το πρωί email σύνοψης ανά κλήση, με ένδειξη επειγόντων. Ορίζετε εσείς το ωράριο και τις αργίες και εκτός ωραρίου αναλαμβάνει αυτόματα. Τα επείγοντα μπορούν να προωθηθούν ή να σημανθούν σύμφωνα με τους κανόνες που θέτετε.

Σε κάθε κλήση αναπαράγεται ηχητική ειδοποίηση ότι η συνομιλία γίνεται από ψηφιακό βοηθό, και ο πράκτορας δεν παρουσιάζεται ποτέ ως άνθρωπος. Ο καλών ξέρει με ποιον μιλά και μπορεί να ζητήσει άνθρωπο.

Ένα καλό μήνυμα παραμένει χρήσιμο ως πρώτο βήμα. Το ερώτημα είναι αν θέλετε η επαφή να τελειώνει εκεί. Αξίζει να το εξετάσετε αν οι κλήσεις εκτός ωραρίου είναι κυρίως ραντεβού και ερωτήσεις, αν η επιχείρησή σας έχει εποχική αιχμή και αν δεν έχει νόημα να πληρώνετε βάρδια για μερικές κλήσεις τη βδομάδα.